Kebaikan Dan Keburukan dari Bentuk Bentuk Organisasi

·         Bentuk Organisasi Lini

Bentuk ini merupakan bentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya;

1.    Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2.    Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3.    Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya;

1.    Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.    Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.    Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

·         Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

1.    Pembidangan tugas-tugas jelas.

2.    Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.    Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1.    Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.    Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

·         Bentuk Organisasi Lini dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

1.   Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.   Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.   Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1.   Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.   Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

·      

Sumber : http://sevenfold07.blogspot.co.id/2012/11/sebutkan-kebaikan-keburukan-bentuk.html

Rentang Kendali

A. Pengertian

Rentang Manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif, yang sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

B.  Prinsip

Prinsip rentang manajemen, berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang manajemen juga dapat berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen sering disebut dengan istilah span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision.

Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif. Rentang manajemen adalah salah satu aspek utama dari struktur organisasi yang mempengaruhi seorang individu bila dia bergabung dengan suatu organisasi.

Ada dua alasan mengapa penentuan rentang manajemen yang tepat adalah penting, yaitu :

• Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.Terlalu melebarnya rentangan dapat berarti bahwa manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sedangkan rentagan yang telalu sempit, dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.
• Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk 'tall' dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling bawah. Rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk 'flat' yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit. Struktur ini kan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

Henry Fayol mengemukakan bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap pengawas produksi  dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan, sedang setiap kepala pengawas dapat mengawasi hanya 3 sampai 4 pengawas produksi. 

Sedangkan V.A. Graicunas menyatakan bahwa dalam memilih suatu rentangan manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih. 

Lyndall F. Urwick menyimpulkan atas dasar rumusan Graicunas tersebut, bahwa tidak ada eksekutif  yang dapat mengendalikan secara langsung kerja lebih dari lima atau paling banyak enam bawahan. Jenderal Ian Hamilton, berdasarkan pengalaman militernya, mempunyai kesimpulan yang sama dengan Graicunas dan Urwick, bahwa otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang efektif dalam penanganan dari tiga sampai enam otak manusia lainnya.

C. Rentang Manajemen Lebar vs Rentang Manajemen Sempit.

Organisasi dengan meningkatnya jumlah karyawan  mempunyai tiga pilihan, yaitu :rentang manajemen naik (rentang manajemen melebar), hirarki tingkatan manajemen naik (rentang manajemen menyempit), atau kombinasi keduanya. 

Alasan digunakan rentang manajemen melebar adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih banyak jumlah tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi. Penambahan tingkatan manajemen juga memakan biaya. Rentang manajemen yang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

Alasan digunakannya rentang manajemen menyempit adalah bahwa pada umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil  daripada organisasi-organisasi besar. Penggunaan rentang manajemen yang terlalu melebar berarti bahwa manajer tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, kerana setiap individu harus mengelola fungsi manajemen sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

D. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen. 

Untuk mendapatkan ukuran rentangan yang tepat bagi jabatan manajer tertentu, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah :

• Kesamaan fungsi-fungsi. Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja , rentangan semakin melebar.
• Kedekatan geografis. Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.
• Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan. Semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
• Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan. Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
• Perencanaan yang dibutuhkan manajer. Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
• Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas. Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin lebar. 

Pedoman lain yang dapat dipakai untuk menentukan rentang manajemen mencakup beberapa faktor, yaitu : 

1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.

Rentang manajemen dapat relatif melebar apabila :

• Pekerjaan bersifat rutin.
• Operasi-operasi stabil.
• Pekerjaan bawahan sejenis.
• Bawahan dapat bekerja baik tidak tergantung satu dengan yang lain.
• Prosedur-prosedur dan metoda-metoda dibuat secara baik dan telah diformalisasi.
• Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan.

Rentang manajemen dapat relatif melebar apabila :

• Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.
• Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.

Rentang manajemen dapat relatif melebar apabila :

• Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.
• Manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasannya.
• Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.
• Manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat.

Sumber : http://legalstudies71.blogspot.co.id/2016/05/rentang-manajemen-rentang-kendali.html

Hubungan antara Manajemen dan Tata Kerja

A. Pengenalan Terhadap Manajemen dan Tata Kerja

Pengertian manajemen adalah proses kegiatan dan pendayagunaan sumber – sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Istilah organisasi dapat diartikan sebagai : Wadah sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien
Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.
Sedangkan, tata kerja merupakan cara untuk melaksanakan kegiatan itu dengan benar dan berhasil sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia guna mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

B. Fungsi Manajemen Organisasi

Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan
(manajer) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Kegiatan manajemen dan aplikasinya dalam organisasi dan metode:

a. Planning (perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.
Planning merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan
kegiatan fisik dan sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan
sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat-rapat, seperti:
• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

b. Organizing (pengorganisasian)
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi -fungsi tersebut secara tepat. Organizing dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat. Yang harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara obyektif.
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan
(relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing
bagian.
• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

c. Motivating (pendorongan)
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai. Motivating mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan pemberian tunjangan, penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya.

d. Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

e. Controlling (pengendalian)
Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan. Controlling sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan sehingga dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

C. Hubungan Antara Manajemen dan Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.
c. Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tat kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :
Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.
Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia. Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja
Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :
a) Manajemen : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.
b) Organisasi : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.
c) Tata kerja : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan.

Sumber : https://amahabas.wordpress.com/diary/teori-organisasi-umum/tugas-1/tata-kerja/

Penjelasan Tentang Tujuan dari pemakaian Tata Kerja

Pengertian Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang baik suatu mamajemen akan berjalan rapi dan sesuai dengan tujutan semula. Kita pasti ingin sesuatu yang kita manage, berjalan dengan baik.

Tujuan adanya Tata Kerja

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

·         Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

·        Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

·         Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

·         Mempermudah pegawai dalam menjalankan tugasnya

·         Tugas Tugas dapat diselesaikan dengan tepat waktu

·         Keletihan dalam bekerja dapat teratasi

·         Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi

·         Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif

·         Dapat dijadikan sebagai pedoman Kerja

Asas-asas penyusunan prosedur,tata kerja dan sistem kerja :

• Menyatakan secara tetulis dan tersusun secara sistematis serta tertuangdalam bentuk pedoman pelaksanaannya.
• Mengkomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas bersangkutan.
• Menyelaraskan dengan kebijakan pimpinan yang berlak dan kebijakan umu yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
• Meninjau dan mengevaluasi kembali secara periodic.
• Memberikan dorongan kepada pelaksana kegiatan secara efisisen dan memberikan jaminan dengan tujuan untuk menjaga sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.

Sumber: https://zeincom.wordpress.com/2011/10/22/mtkot/ 

https://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/tata-kerja-prosedure-kerja-dan-sistem-kerja/ 

http://ilhamekapadma.blogspot.co.id/2015/04/pedomanprosedur-dan-aturan-kerja.html